Como Criar e Apagar Tarefas

Ao começar a desenvolver um projeto, criar rapidamente tarefas e marcos novos (e remover os irrelevantes) são partes importantes do processo. A Vista de Estrutura de Tópicos do Projeto é perfeita para esta finalidade.

Há várias formas de criar novos itens na estrutura de tópicos:

• Selecione um item na estrutura de tópicos da tarefa e pressione Retorno (ou Comando-Retorno, dependendo das opções de teclado nas Preferências gerais do OmniPlan).
• Clique no botão Adicionar na barra de ferramentas.
• Clique mantendo a tecla Controle pressionada e selecione Adicionar > [tipo de tarefa] no menu contextual.

Existem algumas formas de apagar uma tarefa, marco ou grupo:

• Selecione um item na estrutura de tópicos e pressione a tecla Apagar.
• Selecione o item e clique no botão Remover da barra de ferramentas.
• Selecione o item, clique mantendo a tecla Controle pressionada para mostrar o menu contextual e escolha Apagar.

Colunas da Estrutura de Tópicos do Projeto

Você pode personalizar a estrutura de tópicos na Vista de Estrutura de Tópicos do Projeto para exibir um conjunto de colunas com dados especialmente importantes para o projeto. Clique mantendo a tecla Controle pressionada no cabeçalho da estrutura de tópicos ou selecione Visualizar > Estr. de Tópicos da Tarefa > Personalizar Colunas para escolher as colunas a serem exibidas.

Os dados nessas colunas correspondem às linhas da tarefa na estrutura de tópicos. Alguns valores das colunas (como Custo da Tarefa) podem ser editados diretamente na estrutura de tópicos; outros (como Custo Total) são calculados automaticamente. Em geral, os valores que podem ser editados na estrutura de tópicos correspondem aos campos editáveis nos inspetores de Tarefas e de Recursos.

Use as teclas de seta, ou Tabulação e Maiúsculas-Tabulação (dependendo das opções selecionadas nas preferências do OmniPlan), para mover-se entre as células.

Arraste os títulos da coluna para a esquerda e direita para reorganizar as colunas.

Para ordenar itens selecionados da estrutura de tópicos, ou todos os itens (se não houver nenhum selecionado), use os comandos Ordenar do menu Estrutura.

As colunas a seguir representam propriedades de tarefas que podem ser incluídas para exibição na estrutura de tópicos.

Violações

Esta coluna exibe um ícone para cada tarefa que apresenta uma violação. Clique no ícone para abrir a janela Violações e ver qual é o problema.

Estado

Esta coluna mostra ícones de relógio despertador nas tarefas não concluídas e que vencem nos próximos dias ou já venceram. Esses ícones não aparecerão se a data de início do projeto for indeterminada. Cada cor do ícone tem um significado:

• Prestes a vencer (verde): esta tarefa não foi concluída e vence nos próximos 3 dias úteis.
• A vencer (amarelo): esta tarefa não foi concluída e vence no próximo dia útil.
• Vencida (vermelho): esta tarefa não foi concluída e já venceu.

Anexos

Clique no ícone Anexo na linha selecionada para ver um menu de anexos do item ou para vincular a um arquivo, se ainda não houver nenhum vinculado. As linhas com links para arquivos mostram um ícone de seta mesmo que não estejam selecionadas.

Notas

Armazene texto adicional sobre um item com esta coluna. Para editar a nota do item selecionado, pressione Comando-’, clique no ícone Nota que aparece na coluna ou use o inspetor de Notas de Dados Personalizados.

Quando um item tiver uma nota, você poderá entrar e sair do campo da nota pressionando Comando-’ (que oculta a nota ao parar de editá-la). As linhas com notas mostram um ícone de nota mesmo que não estejam selecionadas.

É possível aplicar estilos ao texto da nota, em nível de documento, usando a aba Avançado do inspetor de Estilos ou personalizá-lo individualmente com o menu Formato.

ID Exclusivo

O ID exclusivo é um número atribuído a cada tarefa para identificá-la de modo inequívoco, mesmo que mude de nome ou de posição na estrutura de tópicos. O ID exclusivo nunca muda; para cada tarefa ou recurso novo criado, é atribuído um novo número de ID exclusivo. Estes números são úteis para comparar itens ao importar e exportar projetos entre o OmniPlan e outros aplicativos.

Título

O título da tarefa, precedido de um número que representa seu posicionamento hierárquico na estrutura de tópicos.

Título Hierárquico

O título da tarefa, precedido do título de cada tarefa acima dele na hierarquia; cada título é separado por dois-pontos.

Duração

A duração da tarefa.

Esforço

A quantidade de esforço total necessário para concluir a tarefa.

Esforço Realizado

A quantidade de esforço realizado na tarefa.

Esforço Restante

A quantidade de esforço restante antes que a tarefa esteja concluída.

Pré-requisitos

Uma lista das tarefas, por número, da qual a tarefa depende de algum modo (como indicado pelo código de tipo de dependência).

Dependentes

Uma lista das tarefas, por número, que depende desta tarefa de algum modo (como indicado pelo código de tipo de dependência).

Início

A hora de início real da tarefa, determinada automaticamente por nivelamento ou definida manualmente nesta célula ou no inspetor de Agendamento de Tarefas.

Término

A hora de término real da tarefa, determinada automaticamente por nivelamento ou definida manualmente nesta célula ou no inspetor de Agendamento de Tarefas.

Prioridade

É possível definir a prioridade de uma tarefa manualmente para controlar a ordem em que as tarefas são niveladas. Durante o nivelamento, se duas tarefas forem atribuídas a um recurso ao mesmo tempo, a tarefa com maior prioridade (expressa como um número positivo maior) contará com o recurso primeiro.

Concluído

A quantidade de trabalho concluído na tarefa, expressa como porcentagem.

Atribuído

Lista dos recursos atribuídos à tarefa.

Iniciar Após

Permite definir ou exibir a restrição Iniciar Após da tarefa, se houver alguma. É igual à restrição Não Iniciar Antes De do inspetor de Agendamento de Tarefas.

Iniciar Antes De

Permite definir ou exibir a restrição Iniciar Antes De da tarefa, se houver alguma. É igual à restrição Não Iniciar Depois De do inspetor de Agendamento de Tarefas.

Terminar Depois De

Permite definir ou exibir a restrição Terminar Depois De da tarefa, se houver alguma. É igual à restrição Não Terminar Antes De do inspetor de Agendamento de Tarefas.

Terminar Antes De

Permite definir ou exibir a restrição Terminar Antes De da tarefa, se houver alguma. É igual à restrição Não Terminar Depois De do inspetor de Agendamento de Tarefas.

Custo da Tarefa

Os custos associados à conclusão da tarefa além do custo dos recursos atribuídos para trabalhar nela.

Custo de Recursos

O custo dos recursos atribuídos à tarefa. Este valor não pode ser editado diretamente (edite os custos de recursos individuais ou altere as atribuições dos recursos).

Custo Total da Tarefa

O custo da tarefa mais o custo do recurso.

Início Planejado

A hora em que a tarefa está planejada para começar, de acordo com o cronograma da linha de base.

Variação Inicial

A diferença entre o início planejado e o início real da tarefa.

Término Planejado

A hora em que a tarefa está planejada para terminar, de acordo com o cronograma da linha de base.

Variação de Término

A diferença entre o término planejado e o término real da tarefa.

Margem de Atraso Permitida

A margem de atraso entre uma tarefa individual e as tarefas subsequentes. Este valor não pode ser editado diretamente.

Margem de Atraso Total

A margem de atraso total refere-se ao tempo decorrido antes que uma tarefa individual afete a duração do projeto como um todo. Este valor não pode ser editado diretamente.

Estimativa de Esforço Mínimo (Pro)

A quantidade mínima de esforço que você calcula que a tarefa exigirá. É possível definir automaticamente este valor usando o botão da barra de ferramentas Simulações. Este e os dois valores a seguir fazem parte do cálculo das simulações Monte Carlo.

Estimativa de Esforço Esperado (Pro)

A quantidade de esforço que você espera que a tarefa exigirá. Por padrão, este valor é igual ao esforço real da tarefa.

Estimativa de Esforço Máximo (Pro)

A quantidade máxima de esforço que você calcula que a tarefa exigirá. É possível definir automaticamente este valor usando o botão da barra de ferramentas Simulações.

Análise de Valor Agregado (Pro)

O OmniPlan 4 Pro oferece vários tipos de colunas personalizadas úteis para controlar e gerenciar o orçamento e progresso do projeto. Em conjunto, representam uma implementação completa da técnica de gerenciamento de projetos da Análise de Valor Agregado, também conhecida como gerenciamento do valor agregado (ou EVM, Earned Value Management). No OmniPlan e em todo este manual, vamos nos referir a esta técnica como análise de valor agregado (ou EVA).

O valor de EVA consiste na comparação do estado real do projeto com seu plano inicial; portanto, o primeiro item de que precisamos é uma linha de base. Se ainda não tiver configurado uma, você pode fazer isso agora. Se deseja simular um estado anterior ou posterior do projeto, selecione Projeto > Definir Data de Edição Atual e insira a data desejada.

Com uma linha de base definida, podemos iniciar a criação dos atributos de tarefas e recursos necessários para que a EVA forneça resultados significativos. Os valores originais e derivados representados pelo conjunto de colunas de EVA podem parecer confusos se analisarmos todos ao mesmo tempo; portanto, vamos dividi-los em partes menores.

Começaremos ativando algumas colunas conhecidas preexistentes e certificando-nos de que contenham dados importantes.

Na Visualização de Gantt:

• Esforço: qualquer tarefa criada exigirá certa quantidade de esforço para ser concluída; então, esta é fácil.
• Esforço Realizado: a EVA controla o progresso comparado à linha de base; portanto, atualizar a quantidade de trabalho realizado nas tarefas é um fator importante no cálculo do valor.

Na Visualização de Recursos:

• Custo/Hora ou Custo/Uso: controlar quanto dinheiro está sendo gasto no esforço realizado é outro fator importante da EVA. Se os trabalhadores forem assalariados, você precisará calcular o salário deles como valor por hora para usar aqui.

Com estes itens configurados, podemos começar a usar as colunas de EVA. Este primeiro grupo de colunas indica quanto dinheiro foi gasto nas tarefas do projeto até o momento e compara esse valor com o orçamento inicial.

Custo Real (CRTR)

Esta coluna é bem simples; ela mostra o custo real do trabalho realizado até a data atual. Em termos do OmniPlan, representa a quantidade de esforço realizado pelos recursos atribuídos a uma tarefa, multiplicada por seus custos. Se foram concluídos dois dias de 8 horas de esforço e um recurso contribuir com 100% de unidades e eficiência a um Custo/Hora de R$ 50,00, ele estará contribuindo com R$ 800,00 para o custo real.

Valor Agregado (COTR)

O valor agregado, ou custo orçado do trabalho realizado, é outro cálculo muito simples; representa o orçamento planejado para a quantidade de trabalho realizado no projeto até este ponto (“este ponto” é a linha de base usada para análise). Este valor é determinado no início do projeto por atribuições de esforço e custos dos recursos.

Índice de Desempenho de Custo (IDC)

O Índice de Desempenho de Custo é obtido dividindo-se o valor agregado da tarefa por seu custo real. É uma forma prática de ver, de imediato, se o orçamento da tarefa está acima ou abaixo do previsto: valores maiores que 1 estão abaixo do orçamento, valores menores que 1 estão acima do orçamento; 1 significa que o orçamento do projeto está dentro do previsto.

Variação de Custo e Variação de Custo (%)

A Variação de Custo é o número concreto que fornece boas (ou más) notícias sobre o quanto uma tarefa está abaixo ou acima do orçamento. A coluna Variação de Custo é expressa como quantia em dinheiro em relação ao valor agregado; a coluna Variação de Custo (%), como esperado, é expressa como porcentagem do valor agregado. Quando os orçamentos planejado e real coincidem (o índice desempenho de custo é 1), estas colunas aparecem vazias.

O grupo seguinte de colunas de EVA descreve o estado do projeto em relação ao cronograma planejado.

Valor Planejado (COTA)

O Valor Planejado, ou Custo Orçado do Trabalho Agendado, lista o custo esperado do trabalho até a data conforme planejado no cronograma inicial do projeto. É derivado dos custos planejados de tarefas e recursos, junto com a linha de base e a data de edição selecionada.

Índice de Desempenho de Cronograma (IDCr)

O Índice de Desempenho de Cronograma é obtido dividindo-se o valor agregado pelo valor planejado. Assim como o índice de desempenho de custo, é expresso como um número maior ou menor que 1; valores maiores indicam que se está à frente do cronograma, enquanto valores menores que 1 indicam atraso em relação ao cronograma.

Variação do Cronograma e Variação do Cronograma (%)

A Variação do Cronograma é o valor que indica, em termos concretos, o quanto estamos à frente (ou atrás) do cronograma. Ele subtrai o valor planejado do valor agregado, fornecendo uma quantia em dinheiro que representa a diferença entre quanto deveríamos estar pagando pelo trabalho até a data comparado a quanto de fato pagamos. A Variação do Cronograma (%) representa esta mesma quantia como porcentagem.

O último grupo de colunas de EVA está relacionado à previsão do orçamento de tarefas na conclusão.

Estimativa até Conclusão (EAC)

Este valor representa o custo final real estimado da tarefa à medida que o trabalho progride. Antes do início do projeto, a EAC é igual ao orçamento para a tarefa (Orçamento até Conclusão, a seguir). À medida que o projeto progride, a EAC e o OAC podem divergir.

Orçamento até Conclusão (OAC)

O Orçamento até Conclusão representa o custo orçado inicial de todo o trabalho na tarefa. Se o trabalho atrasar ou se houver excedentes de custo de materiais, o custo real (e, portanto, o custo estimado até a conclusão) ficará acima do custo OAC.

Variação até Conclusão (VAC)

Esta coluna representa a diferença entre o custo estimado real (final) de conclusão e o custo orçado (inicial) de conclusão da tarefa. Expressa como uma quantia em dinheiro, uma VAC negativa indica um excedente de custo, enquanto uma VAC positiva representa um superávit orçamentário.

Índice de Desempenho a Concluir (IDAC)

O Índice de Desempenho a Concluir é um pouco singular entre as colunas de EVA no OmniPlan, pois apresenta indicações sobre o estado do orçamento e cronograma do projeto por meio de uma recomendação. O IDAC representa o índice de desempenho de custo (IDC, explicado acima) que deve ser mantido para que a tarefa, desde a data de edição atual, fique dentro do orçamento. Um valor diferente de 1 descreve uma correção de rumo recomendada: acima de 1 requer medidas de contenção de gastos e abaixo de 1 indica que há fundos de sobra.

Como Filtrar a Estrutura de Tópicos do Projeto

Quando quiser focar em um aspecto específico do projeto, você pode visualizar um subconjunto de tarefas criando filtros para critérios específicos. Os filtros possíveis permitem focar nas tarefas concluídas na semana passada, tarefas que estão com mais de três dias de atraso em relação à data prevista na linha de base ou, como no exemplo a seguir, tarefas com menos de 50% de conclusão.

Selecione Visualizar > Filtrar Tarefas (Opção-Comando-F) ou clique no botão Filtro na barra de ferramentas. Aparece uma janela para configurar os critérios de filtragem. Você pode adicionar quantos critérios desejar clicando no ícone de sinal de adição, à direita da linha de entrada, e filtrar os critérios clicando no botão Adicionar e mantendo a tecla Opção pressionada para criar critérios aninhados na hierarquia de filtros. Depois de configurar os critérios como desejar, clique no menu suspenso Salvar Filtro para salvar o filtro atual ou restaurar um filtro salvo anteriormente. (Você também pode usar o item de menu Visualizar > Restaurar Filtro Salvo.)

Quando o filtro estiver definido, as tarefas que coincidirem com os critérios permanecerão na estrutura de tópicos, enquanto o restante do projeto ficará oculto. Enquanto o projeto estiver filtrado, você pode trabalhar nele normalmente, mas só pode editar as tarefas visíveis. Quando o filtro estiver sendo usado, aparecerá a Barra de Filtros, que fornece opções para renovar, editar ou remover o filtro e mostra o número de tarefas ocultas.

Ao terminar, selecione Visualizar > Remover Filtro ou clique novamente no botão da barra de ferramentas; todas as tarefas reaparecerão, totalmente intactas.